Cách căn lề trong Word đúng chuẩn, không bị lệch khi in

Căn lề đúng giúp văn bản Word hiển thị chuyên nghiệp, đúng chuẩn hành chính và hạn chế lỗi lệch khi in. Dưới đây là thông số căn lề chuẩn mới nhất cùng cách chỉnh lề trong Word 2007–365 và cách khắc phục lỗi in sai lề thường gặp.

1. Tiêu chuẩn căn lề trong các văn bản hành chính

Theo quy định trình bày văn bản hành chính hiện hành (01/2011/TT-BNV), văn bản khổ A4 cần căn lề theo các thông số chuẩn dưới đây:

– Lề trên (Top): Cách mép trên 20 – 25 mm.

– Lề dưới (Bottom): Cách mép dưới 20 – 25 mm.

– Lề trái (Left): Cách mép trái 30 – 35 mm.

– Lề phải (Right): Cách mép phải 15-20mm.

2. Cách căn lề trong Word 365, 2019, 2016, 2013

Dùng Page Layout để căn lề trong Word

Bước 1: Tại tab Layout, chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.

Nhấn chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup

Bước 2: Tại mục Margins, nhấn vào nút mũi tên lên/ xuống hoặc nhập trực tiếp thông số vào mục Top, Bottom, Left, Right để điều chỉnh khoảng căn lề > Nhấn OK để lưu lại.

Tiến hành nhập thông số

Dùng Options để căn lề trong Word

Bước 1: Nhấn chọn File > Chọn Options.

Nhấn chọn mục Option

Bước 2: Vào mục Advanced > Tại phần Display, tìm đến mục Show measurements in units of và chuyển sang đơn vị Centimeters > Nhấn OK.

Tiến hành thay đổi đơn vị thành centimeters

Bước 3: Nhấn chọn Layout trong giao diện chính của Word > Chọn Margins > Nhấn vào Custom Margins phía dưới cùng.

Nhấn chọn mục Custom Margins

Bước 4: Chỉnh sửa lại các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo ý muốn > Nhấn OK.

Tiến hành nhập thông số

– Cách chọn khổ giấy chuẩn trong Word

Nhấn chọn Layout > Chọn Size > Nhấn vào mục A4 để chọn khổ giấy mà bạn cần sử dụng, ở đây mình chọn mặc định là A4.

Nhấn vào mục A4 để chọn khổ giấy mặc định phù hợp

3. Cách căn lề trong Word 2010, 2007

Bước 1: Tại tab Page Layout, chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.

Nhấn chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup

Bước 2: Tại mục Margins, Nhấn vào nút mũi tên lên/ xuống hoặc nhập trực tiếp thông số vào mục Top, Bottom, Left, Right để điều chỉnh khoảng căn lề.

Tiến hành nhập thông số

Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất hoặc nhấn Set As Default để lưu mặc định.

Nhấn OK để hoàn tất hoặc cài mặc định bằng Set As Default

SĂN NGAY MÃ GIẢM SỐC TGDĐ TẠI ĐÂY!!

4. Cách xem lề trước khi in file Word

Trước khi in, bạn nên xem trước bố cục để kiểm tra lề, khoảng cách và vị trí nội dung trong văn bản.

• Nhấn File → Print
• Hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F2
• Quan sát phần Print Preview bên phải màn hình để kiểm tra lề trước khi in

5. Vì sao căn lề đúng trong Word nhưng in ra vẫn bị lệch?

Rất nhiều trường hợp người dùng đã căn lề đúng thông số trong Word nhưng khi in ra giấy vẫn bị lệch trái, lệch phải hoặc mất dòng. Nguyên nhân thường không nằm ở Word mà đến từ thiết lập in ấn. Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất:

Khổ giấy trong Word không trùng khổ giấy máy in

Nếu Word đang để khổ A4 nhưng máy in lại in theo Letter (hoặc ngược lại), lề sẽ tự động bị co giãn khi in.

Cách khắc phục:

• Vào Layout → Size → chọn A4
• Kiểm tra lại khổ giấy trong Print Settings của máy in

Máy in không hỗ trợ in sát mép giấy

Hầu hết máy in văn phòng đều có vùng không in được (non-printable area). Khi căn lề quá sát, máy in sẽ tự động dời nội dung vào trong.

Nên căn lề trong khoảng an toàn theo chuẩn hành chính (không căn sát mức tối thiểu).

Word đang dùng đơn vị Inches thay vì Centimeters

Một số máy cài Word mặc định đơn vị Inches khiến người dùng nhập sai thông số lề.

• Vào File → Options → Advanced → Show measurements in units of → chọn Centimeters.

Header, Footer hoặc Page Number làm lệch lề

Nội dung trong Header/Footer có thể khiến Word tự động giãn khoảng cách lề

Cách khắc phục:

• Nhấp đúp vào Header/Footer → chỉnh Header from Top và Footer from Bottom về 1.5–2 cm → kiểm tra Page Number không sát mép → xem lại Print Preview trước khi in.

6. Một số câu hỏi liên quan

Căn lề Word 365 có khác Word 2010 không?

Không. Thông số căn lề hoàn toàn giống nhau, chỉ khác:

• Giao diện menu
• Tên tab (Page Layout ở Word 2010, Layout ở Word 365)
• Người dùng chỉ cần nhập đúng số liệu là áp dụng được cho mọi phiên bản.

Làm sao đặt căn lề chuẩn làm mặc định cho Word?

• Sau khi nhập đúng thông số căn lề: Vào Layout → Margins → Custom Margins
• Chọn Set As Default. Nhấn Yes để xác nhận

Một số mẫu laptop hỗ trợ bạn tốt hơn với khối công việc văn phòng:

Bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách căn lề chuẩn từng khổ giấy trong Word 2010, 2013, 2016, 365. Cảm ơn đã theo dõi!